V Sloveniji je pretvorba e-gradiva v formate, primerne za dolgoročno hrambo s predpisi določena kot obvezna (ZVDAGA, 11. člen in 28. člen ), kadar je treba e-gradivo hraniti več kot pet let (Hramba gradiva nad pet let se smatra kot dolgoročna hramba ). Zakonsko so določeni tudi kriteriji, ki jih morajo izpolnjevati formati, da so primerni za dolgoročno hrambo (Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva- UVDAG, 42. člen.), vendar so določene le splošne lastnosti tovrstnih formatov. Zato Arhiv Republike Slovenije (Arhiv RS) za posamezne tipe e-gradiva, skladno s Pravilnikom o enotnih tehnoloških zahtevah za zajem in hrambo gradiva v digitalni oblik (35. člen) objavlja na svoji spletni strani seznam najpogosteje uporabljenih formatov za posamezne vrste e-gradiva, ki so primerni za njegovo dolgoročno hrambo oz. jih Arhiv RS priporoča ali označuje kot sprejemljive.
Za pretvarjanje e-gradiva iz enega formata v drugega potrebujemo posebno programsko opremo, ta je lahko vgrajena v samo aplikativno opremo (npr. urejevalniki besedil) ali pa je to ločena programska oprema – pretvornik (angl. converter). Ker pa se pri pretvorbah e-gradiva lahko izgubi del informacij tega gradiva, je treba pravilnost vsake pretvorbe preveriti s posebno programsko opremo – validatorjem. Slovenski predpisi posebej ne opredeljujejo, kateri pretvorniki oz. validatorji so primerni za uporabo, hkrati pa tudi vemo, da je danes na spletu dostopnih množica njih.
Izbira ustreznih programskih orodij za pretvorbo in validacijo je izjemnega pomena, saj so na voljo lastniška, brezplačna ali odprtokodna orodja z različnimi funkcionalnostmi in cenovno dostopnostjo. Da bi bila odločitev, katere pretvornike oz. validatorje uporabiti v postopku pretvorbe, si je slovenska javna arhivska služba (SJAS) v okviru projekta vzpostavitve slovenskega javnega e-arhiva (Projekt e-ARH.si: ESS 2016 – 2020/2021) zadala nalogo, da bo to področje raziskala in na trgu ta programska orodja poiskala.
Ključno izhodišče pri izvedbi zastavljene naloge je bilo določilo iz 10. člena ZVDAGA.
V okviru projektne naloge KC2.5 smo poiskali, preizkusili in oblikovali nabor pretvornikov za različne vrste e-arhivskega gradiva ter validatorjev. Iskali smo jih za posamezne vrste e-gradiva, in sicer tekstovno, slikovno, avdiovizualno, podatkovne baze, e-pošto, spletne strani in prostorske podatke.