V javni upravi je nedosledna in neustrezna raba terminologije dokaj pogosta. Vendar razlog za to največkrat ni v pomanjkanju terminoloških virov, temveč predvsem v njihovi neenotni in neusklajeni uporabi. Zato mora biti prvi korak pri obravnavi terminološkega vprašanja pregled obstoječih terminoloških virov. S ciljem zagotavljanja uporabe enotne terminologije v javni upravi je bil oblikovan urejeni seznam terminoloških virov, ki naj bi se primarno uporabljali. Ti viri dosegajo ustrezno raven kakovosti in medsebojne usklajenosti.
Če iskanega pojma ni v nobenem referenčnem ali drugem kakovostnem terminološkem viru, je treba izpeljati ustrezni postopek definiranja novega pojma oziroma termina zanj. Pri tem se lahko uporabijo postopki, ki so opisani v smernicah.